Damit einhergehend schreibt der Gesetzgeber seit 01.01.2009 neue gesetzliche Anforderungen vor. In der Folge muss mit der Umstellung auf die elektronische Registerführung gleichzeitig eine neue softwaretechnische Infrastruktur aufgebaut werden. Nur hierdurch sind die zukünftig geforderten langen Archivierungsfristen sicher zu gewährleisten.
Seit Anfang 2009 wird bundesweit mit der gesetzlich geforderten Einführung von elektronischen Personenstandsregistern (ePR) begonnen, wenn auch mit einer für die Städte und Gemeinden eingeräumten Übergangsfrist bis zum 31.12.2013. Für Standesämter und die Urkundenarchivierung ist damit das digitale Zeitalter angebrochen.
Bislang wurden Geburten, Sterbefälle und Eheschließungen ausschließlich in Papierform – genau genommen handschriftlich seit 1874 – in den Personenstandsbüchern beurkundet. Ziel ist nun, die flächendeckende Automatisierung in den Standesämtern zu realisieren. Nach dem neuen Gesetz zur Reform des Personenstandsrecht (PStRG) sind die Standesämter nun dazu verpflichtet, Geburtsurkunden 110 Jahre aufzubewahren, Eheurkunden 80 Jahre und Sterbeurkunden 30 Jahre. Neben dem Urkundenregister ist zugleich ein digitales Sicherungsregister zu führen, das an einem separaten Speicherort aufbewahrt werden muss. Um die Personenstandsdaten für die kommenden Generationen zu sichern, ihre Gültigkeit sowie ihren Bestand zu bewahren, müssen im Vorfeld einige wichtige und grundlegende Entscheidungen getroffen werden, um ein technisch stabiles System zu entwickeln.
Umfang der produktiven Infrastruktur.
Die regio iT aachen hat nunmehr die Initiative für ihre Kunden ergriffen und stellt bereits seit dem 10. 03. 2010 die technische Infrastruktur mit einem produktiven ePR-Server als Testsystem zur Verfügung. Für die Sicherung und Langzeiterhaltung der Datensätze spielt die qualifizierte Signatur eine entscheidende Rolle. Alle Urkunden werden fortan mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und anschließend an das elektronische Register übermittelt. Nach Einführung der elektronischen Register können alle ab 2009 erfassten Urkunden mit einer programminternen Massensignatur nachsigniert werden. Bei der Übermittlung wird die digitale Signatur des Standesbeamten an die Datei angehängt, somit sind die Unverfälschbarkeit der Daten (Integrität) und der Herkunftsnachweis (Authentizität) gewährleistet. Die Umstellung von Papierbüchern auf elektronische Register mit der ausgewählten regio iT-Infrastruktur verspricht einen wartungsarmen Betrieb dank der Produktbereitstellung unter Citrix sowie höchste Flexibilität durch den Einsatz modernster VMWare-Technik. Die Anforderungen werden mit der neuen Programmversion AutiSta Release 9.2 in Verbindung mit einem ePR-Server, basierend auf den Empfehlungen des Standesamtverlages, verwirklicht.
Nächste Teilprojekte in Planung
Weiteres Ziel der Bundesregierung in „Deutschland Online“ ist ein einheitliches IT-Datenaustauschformat XPersonenstand. In der letzten Projektphase plant die Bundesregierung, eine Online-Registerauskunft für Bürgerinnen und Bürger bereitzustellen und die Online-Beantragung von Urkunden zu ermöglichen. Die regio iT aachen wird Sie über weitere Neuerungen diesbezüglich rechtzeitig informieren.
Erster Testbetrieb gestartet
Die Stadt Erkelenz testet als erster Pilotkunde das neue System. Jeder Standesbeamte signiert seit 01.01.2010 die Registereinträge in digitaler Form mit seiner auf ihn ausgestellten Signaturkarte.
Für die mitwirkenden Standesbeamten stellt die neue Technik schon jetzt eine Arbeitserleichterung dar. Während der gesamten Testphase werden die Pilotkunden in der Handhabung der neuen Vorgehensweise von den Mitarbeitern der regio iT aachen geschult. Jüngst hat sich auch die Stadt Wegberg als Pilotkunde bereit erklärt, den Test zu unterstützen und hat den Pilotbetrieb aufgenommen.
Informationen über die neue Technik
Anlässlich der Neuerungen fand in unserem Hause am 05.05.2010 eine Kundeninformationsveranstaltung für alle Standesämter statt. Vorgestellt wurde das AutiSta Release 9.2 und der ePR-Server im direkten Testbetrieb. Begleitend dazu wurden die ersten Ergebnisse unserer Pilotkunden präsentiert.