Effektive Verwaltung elektronischer Akten und Dokumente auf Basis von SAP Folders Managements® 

Bisher nutzte die regio iT zur Verwaltung ihrer Produkt-, Lieferanten- und Kundenakten erfolgreich die Software nscale^® - eine Lösung der Firma  Ceyoniq Technology GmbH. Steigende Anforderungen zwangen die Verantwortlichen der regio iT jedoch dazu, nach einer neuen leistungsstarken Anwendung Ausschau zu halten. Die Entscheidung fiel schließlich nach Abwägung vieler Auswahlkriterien auf das Folders Management des Unternehmens SAP Deutschland. Nach wie vor bleibt die Archivlösung der Ceyoniq Technologie GmbH im Einsatz und dient auch im SAP Folders Management^® als revisionssicheres Ablagesystem für die Dokumente.

Schritt für Schritt konnte das SAP Folders Management^® eingerichtet werden

In Zusammenarbeit mit der CTI Consulting AG aus Kassel erstellten die Mitarbeiter der regio iT einen detaillierten Projektplan, der alle Umsetzungsmaßnahmen umfasste. Die Verantwortlichen entschieden sich zur Einführung 6 neuer Aktentypen sowie 3 neuer Prozesse:

»      Angebots-, Bestell- und Projektvorgangsakten,

»      Produkt-, Lieferanten- und Kundenakten,

»      Bestell-, Angebots- und Kontierungsanforderungsprozesse.

Anschließend konnte mit der Umsetzung technischer Vorgänge begonnen werden: Im Zuge der Einführung der prozessorientierten Vorgangsakten wurden existierende InfoPath-Formulare durch benutzerfreundliche SAP Web Dynpro^®-Formulare und SAP Interactive Forms^® by Adobe^®, vorwiegend von Frau Albertz und Frau Dregger, Mitarbeiterinnen der SAP-Anwendungsentwicklung der regio iT, ersetzt. Dadurch können Stammdaten in Echtzeit aus dem SAP^® in den Geschäftsprozess integriert werden. Prozesse, die sich zu diesem Zeitpunkt bereits in Bearbeitung befanden, wurden außerdem hinterfragt, um eine größtmögliche Effizienz und Transparenz der Abläufe erzielen zu können. Die Einbindung von Word-Vorlagen sowie die Möglichkeit für interne Freigabe- und Prüfungsworkflows unterstützen die Optimierung der Prozessabläufe zusätzlich.

Im Rahmen der Implementierung wurde mit dem Business Object Folder Framework (BOFF) durch die CTI Consulting AG die Möglichkeit geschaffen, die Ausprägung neuer und die Anpassung bestehender Akten schnell und komfortabel im Sinne eines SAP-Customizing vorzunehmen. Eine besondere Herausforderung stellte die Abbildung der Abhängigkeiten und Verknüpfungen der einzelnen Akten zueinander dar. Um dieser Komplexität gerecht werden zu können, wurde eine so genannte Automatic Task Engine, kurz ATE, entwickelt; mit dieser Lösung kann eine Verbindung zwischen den einzelnen Akten garantiert und hergestellt werden. Eine zusätzliche Herausforderung, die erfolgreich gemeistert werden konnte, stellten die Anforderungen an die Berechtigungsadministration dar, die über den SAP-Standard hinausgeht.

Weitere Funktionalitäten sollen folgen

Ende Februar 2012 konnte die Einführung des SAP Folders Managements^® erfolgreich mit der Produktivsetzung der ersten Phase abgeschlossen werden. Die Umsetzungsmaßnahmen lassen schon jetzt auf eine erste positive Bilanz schließen. Dies kann auch Alexander Cools, Projektleiter bei der regio iT, bestätigen: „Durch die Einführung von SAP Folders Management^® hatten wir die Möglichkeit, bis Ende April bereits 6.680 Angebots-, 120 Bestell- und 1.640 Projektvorgangsakten zu übernehmen bzw. durch die geschäftsprozessunterstützenden Formulare zu generieren; desweiteren folgten 565 Produkt-, 643 Lieferanten- und 489 Kundenakten. Zur Produktivsetzung wurden über 40.000 Dokumente in die neue Aktenstruktur übernommen. Durch den Ausbau der Anwendung wollen wir die Geschäftsprozesse und Abläufe bei der Verwaltung von elektronischen Akten und Dokumenten zukünftig noch effizienter gestalten.“

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